W Polsce funkcjonują trzy rodzaje faktur. Warto je poznać i prawidłowo stosować w codziennej działalności.
Faktura sprzedaży
Faktura sprzedaży to najszerzej znany rodzaj faktury, potocznie nazywanej fakturą VAT”. Wystawiając fakturę sprzedaży potwierdzamy sprzedaż towaru lub wykonanie usługi. Odbiorcą dokumentu może być zarówno inna firma, jak i osoba fizyczna. Ogólne zasady określają termin wystawienia faktury do 15 dni po zakończeniu miesiąca, w którym nastąpiła sprzedaż.
Na fakturze sprzedaży powinny znaleźć się:
- dane stron transakcji (sprzedawcy i nabywcy)
- numer faktury
- data wystawienia
- nazwa towaru lub usługi, ilość towaru, zakres usługi
- cena netto, stawka i kwota VAT, cena brutto
Dokumentu nie trzeba opisywać nazwą „Faktura VAT”, określeniem „Oryginał” lub „Kopia”. Jest on poprawny bez podpisu i pieczątki.
Faktura korygująca
Faktura korygująca (lub Korekta) jest wystawiana w przypadku błędu na fakturze sprzedaży oraz wtedy, gdy: uległa zmianie cena lub stawka VAT, klient zwrócił towar lub udzieliliśmy mu rabatu. Prawo do wystawienia korekty ma tylko sprzedawca!
Faktura korygująca powinna zawierać:
- nazwę „Faktura korygująca” lub „Korekta”
- numer i datę wystawienia korekty
- dane z faktury pierwotnej: numer faktury, datę wystawienia, nazwę towaru lub usługi
- przyczynę korekty
- prawidłową treść
Jeżeli pierwotna faktura uległa zniszczeniu, nie wystawiamy korekty, lecz duplikat faktury.
Faktura zaliczkowa
Jeżeli chcemy zabezpieczyć transakcję lub pozyskać środki na jej wykonanie, możemy pobrać zaliczkę przed dostarczeniem towaru lub wykonaniem usługi. W takiej sytuacji powinniśmy wystawić fakturę zaliczkową. Dokument wystawiamy do 15 dnia miesiąca, po którym otrzymaliśmy zaliczkę od nabywcy. Istnieje możliwość wystawienia faktury zaliczkowej przed otrzymaniem zaliczki, jednak nie wcześniej niż 30 dni przed terminem wykonania usługi lub dostarczenia towaru.
Ważne dla przedsiębiorców jest to, że niektórych transakcji nie możemy dokumentować fakturami zaliczkowymi. Są to:
- najem, dzierżawa, leasing lub podobne
- usługi telekomunikacyjne
- stała obsługa prawna i biurowa
- wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów
- ochrona mienia i osób