Co nazywamy podróżą służbową?
Podróż służbowa, czyli podróż tymczasowa i incydentalna, którą pracownik odbywa na polecenie pracodawcy i w ramach wykonywanej pracy poza miejscowość właściwą dla siedziby firmy lub stałego miejsca pracy pracownika. W przypadku osób prowadzących działalność gospodarczą, podróżą służbową może być wyjazd związany z przedmiotem prowadzonej działalności – np. szkolenia, targi lub podpisanie umowy z kontrahentem.
Podstawą formalną podróży służbowej jest polecenie wyjazdu – najlepiej wydane na piśmie. Pracodawca powinien w tym celu sporządzić dokument, który określa termin wyjazdu i powrotu, liczbę godzin w podróży na terenie kraju lub poza jego granicami, miejsce rozpoczęcia i zakończenia podróży oraz cel i środek transportu. Oprócz tego pracodawca określa również wysokość i kwotę diet oraz ryczałtów i innych wydatków.
WARTO WIEDZIEĆ! W przepisach nie ma regulacji, która określa maksymalną liczbę odbywanych podróży służbowych czy ich czas trwania. Jednak w niektórych interpretacjach prawnych podróże służbowe powyżej 3 miesięcy są traktowane już jako oddelegowanie, czyli czasowa zmiana miejsca wykonywania pracy pracownika, najczęściej na dłuższy okres niż w przypadku podróży służbowej.
Rozliczanie kosztów podróży służbowych
W ramach podróży służbowej pracownik ma prawo do otrzymania środków na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Są to diety oraz zwrot kosztów przejazdów, dojazdów środkami komunikacji miejscowej, noclegów, a także innych niezbędnych, udokumentowanych wydatków, które zostały określone lub uznane przez pracodawcę jako uzasadnione.
Aby rozliczyć koszty podróży służbowej, pracownik powinien przedstawić pracodawcy takie dokumenty, jak: kartę podróży, rachunki i faktury za każdy poniesiony wydatek, bilety komunikacyjne (w przypadku korzystania z komunikacji publicznej), potwierdzenie zakwaterowania (np. faktura z hotelu). Co istotne, w niektórych przypadkach pracodawca może ustalić limity dotyczące poszczególnych kosztów. Pracodawca określa również, w jakim terminie pracownik powinien złożyć dokumenty rozliczeniowe – zwykle jest to nie później niż w terminie 14 dni od dnia zakończenia podróży.
Krajowe podróże służbowe
W przypadku krajowych podróży służbowych trwających więcej niż 8 godzin pracownikowi przysługuje tzw. dieta, czyli kwota na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w czasie podróży służbowej. Obecnie, od 1 stycznia 2023 roku w Polsce obowiązuje:
- dieta pełna: 45 zł za każdy dzień w przypadku podróży służbowej trwającej powyżej 12 godzin,
- 50% diety: 22,50 zł za każdy dzień podróży służbowej trwającej od 8 do 12 godzin.
WARTO WIEDZIEĆ! Dieta nie przysługuje, gdy pracownikowi zapewniono całodzienne, bezpłatne wyżywienie (trzy posiłki).
Przepisy rozporządzenia w sprawie podróży służbowych przewidują dla pracownika zwrot kosztów noclegu w hotelu lub innym obiekcie świadczącym takie usługi, w wysokości potwierdzonej rachunkiem lub fakturą lub w formie ryczałtu (gdy nocleg trwał co najmniej 6 godzin między godzinami 21:00 a 7:00).
Oprócz kosztów noclegu, pracownikowi przysługuje również zwrot kosztów dojazdu – biletów lub paliwa (jeżeli odbywał podróż samochodem własnym). Pracodawca określa, jakim środkiem transportu pracownik będzie się poruszać podczas podróży służbowej. W przypadku, gdy pracownik zmieni środek transportu bez uzasadnionej przyczyny, pracodawca może odmówić zwrotu kosztów przejazdu.
Osoby prowadzące działalność gospodarczą mogą zaliczyć wydatki związane z podróżą służbową do kosztów podatkowych, ale ich poniesienie musi mieć wpływ na uzyskanie przychodu. Zwolnieniu z opodatkowania podlegają m.in. diety oraz inne należności do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach dotyczących wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej.
Zagraniczne podróże służbowe
W przypadku zagranicznych podróży służbowych wysokość diet zagranicznych będzie różnic się w zależności od kraju, do którego odbywa się wyjazd. Noclegi oraz dojazd rozliczane są podobnie, jak w przypadku podróży służbowych krajowych – na podstawie zebranych rachunków. Pracownikowi przysługuje również zwrot kosztów wiz, ubezpieczeń zdrowotnych i podróżnych oraz innych niezbędnych wydatków związanych z odbyciem zagranicznej podróży służbowej, pod warunkiem ich odpowiedniego udokumentowania.
W przypadku zagranicznych podróży służbowych poniesione wydatki zazwyczaj nie podlegają polskiemu VAT-owi. Odliczenie podatku od towarów i usług jest możliwe jedynie w przypadku paliw stanowiących środki trwałe w firmie. Natomiast zwrócone koszty (np. noclegu zagranicą) ponad ustalony limit stanowią świadczenie, od którego nie trzeba odprowadzać składek ZUS ani naliczać podatku, ale tylko wtedy, gdy są one potwierdzone rachunkiem lub fakturą.