W dużym uproszczeniu, wszystkie zakupy poniżej wartości 10.000 zł netto i których okres użytkowania jest krótszy niż jeden rok, rozliczamy jako zwykłe koszty firmowe. Jeśli zaś okres użytkowania przekracza jeden rok i/lub wartość zakupu przekracza 10.000 zł netto, wówczas trzeba rozważyć czy firmowy zakup nie powinniśmy zakwalifikować jako środek trwały.
Kiedy mówimy o środku trwałym?
Aby zakup mógł być uznany za środek trwały stanowiący majątek firmy i podlegać dodatkowo amortyzacji, musi spełnić kilka warunków:
- musi stanowić własność lub współwłasność przedsiębiorcy;
- może być oddany do użytkowania w ramach umowy najmu, dzierżawy lub leasingu;
- być wykorzystywany na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej;
- być kompletnym i zdatnym do użytku;
- przewidywany okres użytkowania musi przekraczać rok.
Dodatkowym warunkiem do uznania zakupu za środek trwały jest jego wartość. Jeżeli przekracza 10 000 zł netto w dniu przyjęcia do użytkowania, podlega on amortyzacji.
Amortyzacja środka trwałego
Amortyzacja jest wyrażonym kwotowo odliczeniem wartości środka trwałego przez określony czas, do chwili zrównania odpisów amortyzacyjnych z wartością początkową środka trwałego. Może być to również moment likwidacji, sprzedaży lub stwierdzenia niedoboru tego środka.
Amortyzacji nie podlegają:
- grunty i prawa wieczystego użytkowania;
- budynki lub lokale mieszkalne służące prowadzonej działalności, wydzierżawione lub wynajmowane na podstawie umowy;
- dzieła sztuki i eksponaty muzealne.
Koszt firmowy?
Jeżeli zakup spełnia definicję środka trwałego, a jego wartość początkowa jest niższa niż 10 000 zł, przedsiębiorca ma trzy możliwości podatkowego rozliczenia zakupu:
- wprowadzić zakup do ewidencji środków trwałych i odliczać amortyzację w ustalonych terminach;
- wprowadzić środek do ewidencji środków trwałych jako zakup o niskiej wartości i dokonać jednorazowego odpisu amortyzacyjnego w miesiącu oddania do użytku lub w następnym;
- wydatek zaksięgować bezpośrednio jako koszt w miesiącu oddania go do użytku.
Gdy wartość środka przekracza 10 000 zł, ale przewidywany okres użytkowania jest krótszy niż rok, nie ujmujemy go w ewidencji środków trwałych. Traktowany jest on jako zwykły wydatek (koszt firmowy), jednak co do zasady musi zostać zlikwidowany bądź sprzedany przed upływem roku.