Formalną podstawą wyjazdu służbowego jest polecenie wyjazdu, najczęściej wydawane w formie pisemnej – chociaż nie jest to wymogiem. Wysokość stawek za przejazdy i diet regulują przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej. - Stawki te dotyczą sfery budżetowej, co oznacza, że w przedsiębiorstwach prywatnych mogą być inne, ale nie niższe niż te zagwarantowane w rozporządzeniu – podkreśla Eleonora Łysoń z Biura Rachunkowego i Kancelarii Doradztwa Podatkowego „ANNA”.
Dieta krajowa
Pełna dieta krajowa obecnie wynosi 30,00 zł. Nalicza się ją od czasu rozpoczęcia do czasu zakończenia podróży służbowej. Pełna dieta przysługuje, gdy podróż trwa powyżej 8 godzin. W sytuacji, gdy podróż trwa krócej (do 8 godzin), pracownikowi przysługuje 50% diety.
Jeżeli jednak pracownik ma zapewnione wyżywienie (np. w hotelu, gdzie nocuje w trakcie odbywania podróży służbowej), pracodawca może obniżyć wysokość diety:
śniadanie – pracodawca obniża dietę o 25%;
obiad – pracodawca obniża dietę o 50%;
kolacja – pracodawca obniża dietę o 25%.
Dieta nie przysługuje, gdy w trakcie podróży pracownik ma zapewnione całodzienne bezpłatne wyżywienie.
Koszty noclegu
Koszty z tytułu noclegu podlegają zwrotowi na podstawie rachunku lub faktury. Gdy pracownik nie potrafi udokumentować poniesionych kosztów noclegu, wówczas otrzymuje ryczałt w wysokości 150% wartości diety, czyli 45 zł.
Koszty przejazdu
Delegując pracownika w podróż służbową, pracodawca określa rodzaj transportu jakim będzie podróżował pracownik: środkami transportu publicznego (pociąg, autobus, samolot, statek) lub samochodem (prywatnym lub służbowym).
Zwrot kosztów przejazdu środkami transportu publicznego odbywa się na podstawie przedstawionych faktur, rachunków czy biletów. Jeżeli pracownik nie przedstawi żadnych dokumentów potwierdzających poniesione koszty przejazdu, wówczas przysługuje mu ryczałt w wysokości 20% diety, czyli 6 zł za każdą rozpoczętą dobę podróży.
Za przejazd samochodem prywatnym rozliczenie następuje na podstawie liczby przejechanych kilometrów. Stawkę za 1 km określają również przepisy prawne:
- samochód osobowy o poj. do 900 cm3 – 0,5214 zł za 1 km
- samochód osobowy o poj. ponad 900 cm3 – 0,8358 zł za 1 km
- motocykl – 0,2302 zł za 1 km
- motorower – 0,1382 zł za 1 km.
Podróże zagraniczne
W podróżach zagranicznych wysokość diet zależy od kraju odbywania delegacji. Dieta w pełnej wysokości przysługuje za podróż trwającą ponad 12 godzin. W przypadku podróży do 8 godzin, przysługuje 1/3 diety zagranicznej, zaś gdy trwa od 8 do 12 godzin – ½ diety.
Zwrot kosztów za noclegi , podobnie jak w podróżach krajowych, następuje na podstawie faktur lub rachunków. Gdy pracownik nie posiada faktur za nocleg, otrzymuje 25% limitu ryczałtu za nocleg. Jego wysokość jest zależna od kraju, w którym odbywa się podróż służbowa.
Co istotne, w przypadku zagranicznych delegacji pracownikowi przysługuje dodatkowo ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu (na dworzec, lotnisko czy do portu), w wysokości jednej diety w miejscowości docelowej za granicą.