Blog

Fundamenty – wybór formy opodatkowania dla e-sklepu

Dla właściciela sklepu internetowego wybór formy opodatkowania to jedna z najważniejszych decyzji na starcie działalności. Od niej zależy nie tylko wysokość podatku dochodowego, ale też to, jak rozliczysz koszty typowe dla e-commerce – np. opłaty za platformę sprzedażową, kampanie reklamowe, magazynowanie czy prowizje operatorów płatności.

• Skala podatkowa (12% i 32%) – umożliwia korzystanie z ulg podatkowych (np. na Internet czy dziecko) oraz wspólnego rozliczenia z małżonkiem. Dobrze sprawdza się w mniejszych sklepach, gdzie koszty reklamy i utrzymania systemów sprzedażowych nie są jeszcze wysokie.
• Podatek liniowy (19%) – korzystny przy dużych zyskach, np. w sklepach o ugruntowanej pozycji, inwestujących w marketing i automatyzację procesów. Wymaga jednak rezygnacji z ulg i wspólnego rozliczenia, pozwala wciąż odliczać koszty.
• Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych – to forma kuszcząca prostotą, jednak nie pozwala na odliczanie kosztów. W e-commerce jest to rozwiązanie z „haczykiem”. O ile przy sprzedaży fizycznych towarów obowiązuje bardzo atrakcyjna stawka 3%, to jest ona opłacalna tylko przy niskich wydatkach. Jeśli jednak sprzedajesz produkty cyfrowe (np. kursy online, e-booki) lub świadczysz usługi, stawki podatkowe rosną do 8,5% lub nawet 15%, co może sprawić, że ta forma opodatkowania przestaje być korzystna.

Klucz do oszczędności – co możesz zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu?

To obszar, w którym właściciele sklepów online popełniają najwięcej błędów. Koszty uzyskania przychodu w e-commerce są bardzo szerokie i warto je dokumentować fakturami.

Najczęściej pomijane koszty:

• Platformy sprzedażowe i oprogramowanie: abonamenty za Shopify, Shoper, PrestaShop, systemy mailingowe, Canva Pro, narzędzia do księgowości.
• Marketing i reklama: kampanie Google Ads, Meta Ads, influencer marketing (ważne: potrzebujesz umów lub faktur!), afiliacja, produkcja contentu (teksty, zdjęcia produktowe, projekty graficzne).
• Logistyka i dostawa: kurierzy, paczkomaty, opakowania, etykiety, a nawet częściowe koszty magazynowania zarówno w domu, jak i w wynajętym magazynie, jeśli spełnione są odpowiednie warunki.
• Inne: hosting, domena, certyfikat SSL, szkolenia branżowe, książki, prowizje operatorów płatności (Przelewy24, PayPal), ubezpieczenie działalności.

Warto wiedzieć: Wszystkie koszty muszą być powiązane z prowadzoną działalnością gospodarczą i odpowiednio udokumentowane. Brak dowodu = brak kosztu.

Pułapki i częste błędy podatkowe w e-commerce

Prowadzenie sklepu internetowego wiąże się z wieloma obowiązkami podatkowymi. Nawet drobne przeoczenia mogą skutkować problemami z urzędem skarbowym lub dodatkowymi kosztami. W praktyce najczęściej pojawiają się cztery powtarzające się błędy:

1. Niewłaściwe rozliczenie zakupu towaru – koszty ujmujesz dopiero w momencie sprzedaży, a nie zakupu.
2. Brak dowodów poniesienia kosztów – szczególnie w przypadku usług online. Screen z karty płatniczej to za mało.
3. Nieprawidłowe rozliczanie VAT przy sprzedaży zagranicznej – po 1 lipca 2021 r. obowiązuje pakiet VAT e-commerce i procedura OSS (One Stop Shop).
4. Pomijanie drobnych wydatków – opłaty za certyfikaty SSL, mikro-abonamenty, które w skali roku mogą wynieść setki złotych.

VAT w e-commerce – na co zwrócić szczególną uwagę?

W działalności internetowej VAT często staje się jednym z kluczowych obszarów rozliczeń, szczególnie wtedy, gdy sprzedaż wykracza poza granice Polski. Od momentu przekroczenia 200 000 zł (240 000 zł od 2026 roku) rocznego obrotu przedsiębiorca traci prawo do zwolnienia z VAT i musi zarejestrować się jako czynny podatnik. To zmienia sposób rozliczeń i wpływa bezpośrednio na płynność finansową sklepu, dlatego warto przygotować się na ten moment z wyprzedzeniem.

Sytuacja staje się jeszcze bardziej złożona przy sprzedaży zagranicznej. Dla sklepów wysyłających produkty do klientów z innych krajów Unii Europejskiej wprowadzono procedurę VAT OSS. OSS (One Stop Shop) to narzędzie, które pozwala sprzedawać na rynki europejskie bez konieczności rejestracji podatkowej w każdym kraju osobno. Sklep wysyła towary tak jak zwykle, a cały VAT rozlicza w jednej deklaracji składanej w Polsce. Dla rozwijających się e-commerce to spore ułatwienie i szansa na ekspansję bez nadmiernych formalności.

Należy jednak pamiętać, że stawki VAT w różnych krajach UE mogą się różnić. To ważne szczególnie dla e-commerce, gdzie cena końcowa produktu i marża zależą wprost od poprawnego naliczenia podatku. Warto na bieżąco śledzić objaśnienia podatkowe i aktualizacje przepisów, ponieważ w branży internetowej obowiązki mogą się zmieniać szybciej niż w tradycyjnym handlu.

 

Zaawansowane strategie – kiedy zrobić krok dalej?

Gdy sklep internetowy zaczyna generować stabilne przychody, a właściciel myśli już nie tylko o bieżącej sprzedaży, ale o skalowaniu biznesu, warto rozważyć dodatkowe działania optymalizujące podatki. To etap, na którym nie liczy się już tylko poprawne rozliczenie kosztów, ale strategiczne podejście do konstrukcji całego modelu biznesowego. Odpowiednie decyzje mogą przełożyć się na realne oszczędności, a te z kolei — na większy budżet na marketing, automatyzację czy ekspansję na nowe rynki.

Jednym z najpopularniejszych rozwiązań w branży e-commerce - często wybieranym przez sklepy, które osiągają już wyższe przychody – jest przejście z jednoosobowej działalności gospodarczej na spółkę z o.o. Ta forma pozwala nie tylko lepiej zaplanować podatek, ale też ograniczyć odpowiedzialność i bardziej elastycznie podejść do kwestii inwestycji czy pozyskania kapitału.

Warto również pamiętać o uldze B+R. W e-commerce wielu przedsiębiorców nie zdaje sobie sprawy, że prace nad własnymi rozwiązaniami – np. integracjami płatności, systemami magazynowymi czy automatyzacją obsługi zamówień – mogą być zakwalifikowane jako działalność badawczo-rozwojowa, co daje możliwość dodatkowego odliczenia części kosztów od podatku.

Chcesz mieć pewność, że Twoje rozliczenia są prawidłowe i opłacalne? Skorzystaj z pomocy specjalistów Kancelarii ANNA.