Dlaczego warto digitalizować procesy księgowe?
Digitalizacja to proces przekształcania informacji zapisanej w formie analogowej (np. papierowej) na format cyfrowy. Współcześnie dotyka niemalże wszystkich procesów związanych z działalnością przedsiębiorstwa, w tym także obszarów księgowości.
Dzięki nowoczesnym technologiom, firmy mogą automatyzować skomplikowane procedury, gromadzić i analizować dane w czasie rzeczywistym oraz lepiej zarządzać dokumentacją.
Digitalizacja procesów księgowych nie tylko usprawnia codzienne operacje, ale także zwiększa transparentność i zgodność z przepisami prawnymi. W dobie nowoczesnych technologii, gromadzenie, przetwarzanie i archiwizacja danych w formie papierowej stają się nie tylko nieefektywne, ale również kosztowne i czasochłonne. ponadto przedsiębiorstwa narażają się na większe ryzyko błędów.
Cyfryzacja księgowości – narzędzia
Stopniowe przechodzenie na pracę z dokumentami w formie elektronicznej wymaga przede wszystkim wyboru odpowiedniego oprogramowania, dostosowanego do specyfiki konkretnej firmy i realizowanych przez nią działań. W tym celu zostały stworzone takie technologie, jak m.in. sztuczna inteligencja (Artifical Intelligence, skr. AI), robotyzacja procesów (Robotic Process Automation, skr. RPA) czy technologia chmury obliczeniowej.
Sztuczna inteligencja (AI) w księgowości
Sztuczna inteligencja umożliwia automatyzację skomplikowanych analiz finansowych, a także predykcję przyszłych wyników na podstawie zgromadzonych danych. Dzięki wykorzystaniu AI, treść dokumentów jest m.in zaczytywana i przygotowywana do dalszego przetwarzania.
Robotyzacja procesów (RPA) w księgowości
RPA pozwala na automatyzację powtarzalnych zadań, takich jak księgowanie faktur, przetwarzanie transakcji czy generowanie raportów, co znacznie zwiększa efektywność i ogranicza ryzyko błędów ludzkich.
Technologia chmury obliczeniowej w księgowości
Technologia chmury obliczeniowej zapewnia elastyczny dostęp do dokumentów oraz systemów księgowych z każdego miejsca i urządzenia, umożliwiając pracę w trybie zdalnym oraz zwiększając bezpieczeństwo przechowywania danych. Dodatkowo rozwiązania chmury obliczeniowej pozwalają na automatyczne tworzenie kopii zapasowych oraz aktualizacje oprogramowania, co minimalizuje ryzyko utraty danych i zapewnia stały dostęp do najnowszych narzędzi.
Krajowy Rejestr e-Faktur KSeF
W związku z wprowadzeniem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), podatnicy będą zobowiązani do korzystania z elektronicznych faktur, które spełniają określone wymagania tego systemu. Obowiązkowe wdrożenie KSeF wejdzie w życie od 1 lutego 2026 r. dla dużych firm, których wartość sprzedaży w poprzednim roku podatkowym przekroczyła 200 mln zł. Natomiast od 1 kwietnia 2026 r. dotyczyć będzie wszystkich przedsiębiorców.
Cyfryzacja księgowości a bezpieczeństwo danych
Przejście na obliczenia w chmurze wymaga rygorystycznych środków bezpieczeństwa w celu ochrony wrażliwych informacji finansowych. Jest to obowiązek każdego przedsiębiorstwa, które decyduje się na digitalizację procesów księgowych, jednak konkretne przepisy regulujące te kwestie są zawarte również w unijnej dyrektywie NIS.
Dyrektywa zobowiązuje firmy do wdrażania odpowiednich procedur ochrony danych oraz zarządzania ryzykiem cyberzagrożeń, co ma na celu zwiększenie bezpieczeństwa informacji i integralności systemów informatycznych. Przestrzeganie tych regulacji nie tylko minimalizuje ryzyko naruszeń, ale także zapewnia zgodność z obowiązującymi standardami prawnymi w zakresie ochrony danych. 17 października 2024 r. minął termin implementacji nowych wymagań w związku z dyrektywą NIS2, która stanowi uaktualnienie wcześniejszej dyrektywy.
Dyrektywa NIS2 określa m.in. nowe zasady bezpieczeństwa dla operatorów usług kluczowych zarówno w sektorze publicznym, jak i prywatnym, działających w takich obszarach, jak m.in.: energetyka, bankowość czy opieka zdrowotna. Zgodnie z jej założeniami, wybrane firmy będą musiały wdrożyć bardziej rygorystyczne środki bezpieczeństwa, m.in. rozwiązań z zakresu analizy ryzyka i zarządzania ryzykiem, implementację polityki bezpieczeństwa systemów, zabezpieczenie łańcuchów dostaw czy opracowanie Planu Ciągłości Działania.
Kancelaria ANNA – nowoczesna księgowość, kadry i podatki w jednym miejscu
Chociaż Kancelaria ANNA działa nieprzerwanie od 1992 roku, to stale podnosimy swoje kompetencje i wdrażamy nowoczesne rozwiązania. Dynamicznie postępujące zmiany technologiczne wymuszają nowe podejście do profilu kompetencji księgowych, na które od początku jesteśmy otwarci i sukcesywnie je wdrażamy.