Czym jest praca biurowa według przepisów prawa?
W polskim prawie nie ma legalnej definicji pracy biurowej. Ustawodawca nie określa precyzyjnie jej zakresu ani cech charakterystycznych. Można jednak przyjąć, że praca biurowa to szeroka kategoria obejmująca różnorodne rodzaje zajęć wykonywanych w warunkach biurowych, obejmujące m.in pracę umysłową, siedzącą pozycję, obsługę komputera. Warunki pracy biurowej określają przede wszystkim przepisy prawa o bezpieczeństwie i higienie pracy (BHP).
Przepisy BHP są dostosowywane do aktualnych warunków pracy i związanych z nimi osiągnięć technologicznych, aby zapewnić komfort i bezpieczeństwo pracy. W przypadku ostatnich zmian związanych z wyposażeniem stanowisk pracy z komputerem, konieczne stało się dostosowanie regulacji do nowych realiów, m.in. uwzględniając pracę na urządzenia przenośnych (np. laptop).
Nowe przepisy BHP: wyposażenie stanowiska pracy
Nowe rozporządzenie z dnia 17 listopada 2023 r. znosi pojęcie systemu komputerowego, które od 1998 r. obejmowało urządzenia wchodzące w skład stanowiska pracy wraz z oprogramowaniem. Aktualne przepisy definiują ponownie stanowisko pracy jako przestrzeń wyposażoną w niezbędne urządzenia, takie jak: monitor ekranowy, klawiatura, mysz, odpowiednie oprogramowanie, a także elementy stanowiska pracy takie, jak krzesło i stół oraz opcjonalne dodatkowe wyposażenie (np. drukarka, skaner, uchwyt na dokumenty czy podnóżek).
Nowe regulacje nakładają m.in. konieczność regulacji podłokietników w krzesłach oraz wprowadzają zmiany w wymogach dotyczących konstrukcji stołu i powierzchni roboczej. Rozporządzenie sugeruje także, że kolor blatu stołu (biurka) powinien być jasny i matowy. Dodatkowo pracownik powinien mieć zapewnioną swobodę zmiany pozycji w trakcie pracy i odpowiednią przestrzeń pod stołem dla nóg.
– Ważną kwestią określającą spełnienie wymagań rozporządzenia dla stanowisk pracy z komputerem jest klasyczny podział na czas pracy przy urządzeniu. W założeniu jeżeli ten czas jest krótszy niż połowa standardowego czasu pracy w ciągu doby, to pracodawcy nie są zobowiązani do spełnienia minimalnych wymagań dotyczących stanowisk pracy oraz ergonomicznych wytycznych wspomnianego rozporządzenia – wyjaśnia Izabela Szymczyk, ekspertka w dziedzinie kadr i płac z Kancelarii ANNA.
Nowe przepisy BHP: ochrona wzroku
Zgodnie z nowym rozporządzeniem, wyposażenie stanowiska pracy oraz sposób rozmieszczenia elementów tego wyposażenia nie może powodować podczas pracy nadmiernego obciążenia układu mięśniowo-szkieletowego i (lub) wzroku oraz być źródłem zagrożeń dla pracownika.
Przed nowelizacją przepisy BHP określały jedynie, że górna krawędź ekranu monitora powinna znajdować się na wysokości oczu pracownika, a odległość oczu od ekranu powinna mieścić się w granicach 400–750 mm. Nie precyzowały natomiast nachylenia i obrotu monitora. Nowe przepisy BHP nadal nie określają konkretnego kąta nachylenia i obrotu monitora, ale zalecają, aby ustawienie monitora nie wymagało od pracownika nieergonomicznych ruchów głowy i szyi, a górna krawędź ekranu monitora wciąż znajdowała się na wysokości oczu pracownika.
W nowych przepisach BHP nie ma już wymogów dotyczących posiadania antyodbiciowej warstwy na ekranie ani stosowania filtrów. Niemniej jednak pracodawcy wciąż są zobowiązani do zapewnienia pracownikom zatrudnionym na umowie o pracę odpowiednich okularów korekcyjnych lub szkieł kontaktowych zgodnie z zaleceniem lekarza, jeśli badania przeprowadzone przez lekarza medycyny pracy wykażą taką potrzebę. Ponadto na monitorze ekranowym znaki powinny być wyraźne i czytelne, obraz stabilny, bez migotania lub innych form niestabilności, a jaskrawość oraz kontrast znaków na ekranie powinny być łatwe do regulowania w zależności od warunków oświetlenia na stanowisku pracy. Regulacje ustawienia monitora powinny również umożliwiać pochylenie ekranu.
O jakie dodatkowe elementy wyposażenia może wnioskować sam pracownik?
Nowe regulacje przepisów BHP wprowadzają nieco bardziej elastyczne i doprecyzowane wytyczne dotyczące ergonomii i bezpieczeństwa na stanowiskach pracy z monitorami ekranowymi, w tym laptopami. Dlatego pracownik biurowy może dodatkowo wnioskować u swojego pracodawcy o doposażenie stanowiska pracy np. w podnóżek, drukarkę czy skaner oraz w uchwyt na dokumenty, posiadający regulację ustawienia. Wniosek powinien zawierać uzasadnienie i wskazanie konkretnych potrzeb pracownika. Pracodawca ma obowiązek rozpatrzenia wniosku pracownika w ciągu 7 dni od jego złożenia i udzielić pisemnej odpowiedzi. Jeśli pracodawca odmówi doposażenia stanowiska pracy, pracownik może odwołać się do Państwowej Inspekcji Pracy (PIP).
Podstawa prawna
Nowe wymogi BHP dla osób pracujących przy komputerze weszły w życie 17 listopada 2023 roku. Zawarte są one w Rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 16 listopada 2023 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe (Dz.U. 2023 poz. 2367).
ZAŁĄCZNIK: https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU20230002367/O/D20232367.pdf