Blog

Informacje, wyjaśnienia, porady

Samochód w firmie: jak prawidłowo rozliczać koszty pojazdu firmowego?

/ Kategoria: księgowość i rozliczenia doradztwo podatkowe     

Przedsiębiorcy, którzy wykorzystują w swojej działalności gospodarczej samochód, mają prawo wliczyć w koszty prowadzenia firmy poniesione wydatki związane z pojazdem. Mogą tego dokonać w ściśle określonej formie i po spełnieniu pewnych wymogów. Najważniejsze kwestie związane z rozliczaniem wydatków samochodowych w firmie omawiamy w tym artykule.

Jeśli chodzi o koszty związane z zakupem paliwa, naprawami samochodu, zakupu opon, ale także opłat autostradowych czy rachunków za parkowanie, mamy tu kilka wariantów. Czym się różnią i od czego zależą? Głównie od typu samochodu i sposobu wykorzystania pojazdu w firmie. W naszej działalności gospodarczej możemy wykorzystywać zarówno samochody ciężarowe, osobowe, jak i tak zwane „samochody z kratką”. Możemy także korzystać z tych pojazdów stricte służbowo, jak również łączyć firmowe wykorzystanie samochodu z potrzebami ściśle prywatnymi – tzw. użytkowanie mieszane. To wszystko ma wpływ na sposób odliczenia wydatków samochodowych w kosztach firmy.

 

Kiedy odliczymy 100% wydatków?

Istnieje możliwość odliczenia 100% poniesionych kosztów. Pierwszą taką przesłanką jest sytuacja, w której rozliczamy wydatki związane z firmowym samochodem ciężarowym. Co istotne, ta możliwość dotyczy samochodów ciężarowych – ściśle w rozumieniu definicji z ustawy o podatku od osób fizycznych! Wbrew pozorom jest to kluczowe, ponieważ definicja ustawowa, niekoniecznie będzie pokrywać się z obiegową definicją „ciężarówki”. Warto zatem sprawdzić, czy nasz samochód firmowy – mimo swego wyglądu, tonażu czy zastosowania – jest faktycznie samochodem ciężarowym, w rozumieniu wspomnianej ustawy.

Drugą przesłanką do rozliczenia 100% kosztów samochodowych w firmie jest sytuacja, w której wykorzystujemy firmowe samochody osobowe, ale ich konstrukcja określana jest jako A1 lub A2, czyli popularne „samochody z kratką”. To rozwiązanie było znane kilka lat temu, później przepisy ograniczyły stosowanie tego mechanizmu, jednak obecnie „samochody z kratką” znów dają nam możliwość wliczenia w firmowe koszty 100% poniesionych wydatków.


100% stawkę zastosujemy także wobec innych firmowych osobówek, nawet jeśli są „bez kratki”, ale pod warunkiem, że ten samochód wykorzystywany jest wyłącznie do celów firmowych. Konieczne jest również prowadzenie tzw. kilometrówki, czyli ewidencji przebiegu pojazdu. 

Kiedy 75% , a kiedy tylko 20% wydatków?

W sytuacji, gdy samochód wykorzystujemy w firmie i w celach prywatnych, do firmowych kosztów możemy zaliczyć wydatki samochodowe tylko w wysokości 75%. Tu również możemy rozliczać wydatki związane z zakupem paliwa i eksploatacją pojazdu, czyli m.in. przeglądy okresowe, wymiana i zakup opon czy zakupy innych akcesoriów i płynów eksploatacyjnych.


Jest także trzecia opcja i najmniej korzystna w porównaniu z powyższymi, gdzie w kosztach firmy możemy rozliczać wydatki samochodowe w wysokości tylko 20%.  Stosujemy ją w przypadku, gdy nasz samochód nie został ujęty w środkach trwałych firmy. 

 

Rozliczenie ubezpieczenia samochodu

 

Do firmowych kosztów możemy także wliczyć wydatki związane z ubezpieczeniem samochodu. Tu również ostateczny zakres procentowy będzie zależał od określonych czynników. Chodzi mianowicie o typ ubezpieczenia i wycenę ubezpieczyciela. W całości do kosztów wliczamy zakup polisy OC, natomiast polisa AC i ubezpieczenie GAP – rozliczamy proporcjonalnie, w zależności od aktualnej wartości pojazdu i sposobu jego użytkowania w firmie.


I tak, jeśli wartość samochodu w polisie zostanie przez ubezpieczyciela określona w kwocie do 150 tysięcy złotych, wówczas w kosztach firmy możemy ująć 100% kwoty. W przypadku kwot powyżej 150 tysięcy złotych – proporcjonalnie, podobnie jak w przypadku rozliczenia innych wydatków samochodowych.

 

Rozliczenie VAT

Najprościej, 100% VAT odliczymy w przypadku samochodów ciężarowych, a 50% w przypadku osobowych. Jednak i tu warto pamiętać o pewnym szczególe, który najlepiej ilustruje ten przykład:Wyobraźmy sobie fakturę dotyczącą samochodu ciężarowego, która wynosi 100 zł plus VAT (czyli 123 zł). Do kosztów podatku dochodowego powędruje 100%, czyli 100 zł. Do VATu, również 100%, czyli 23 zł.


Nieco bardziej złożona sytuacja będzie z taką samą fakturą, dotyczącą samochodu osobowego, wykorzystywanego do celów mieszanych. Wtedy do „dochodowego” wliczymy tylko 75% wartości z faktury (czyli 75 zł), VAT jednak rozliczymy tu tylko w połowie: 50% z 23 zł, czyli 11,50 zł. Ale mamy jeszcze drugą połówkę tego VATu, czyli drugie 11,50 zł, które także będziemy mogli wliczyć w koszty. Czyli do podatku dochodowego wliczymy kwotę 75 zł (75% wartości faktury) + 8,63 zł (czyli 75% liczone od 50% kwoty podatku VAT z faktury), co łącznie daje kwotę 83,63 zł.

 

Pamiętajmy o fakturze!


Każdorazowo, chcąc rozliczyć wydatki na służbowy (czy prywatno-służbowy) samochód, musimy pamiętać o fakturze VAT. Warto dodatkowo umieszczać na fakturze numer rejestracyjny samochodu.

Najwyższa jakość

Jesteśmy członkiem Krajowej Izby Doradców Podatkowych oraz działamy zgodnie z zasadami etyki zawodowej doradców podatkowych, co daje gwarancję najwyższych jakości wykonywanych przez nas usług.

Kontakt z nami

Nasze oddziały

  • Żory ul. Szeroka 2
  • Jastrzębie Zdrój, ul. 1 Maja 52
  • Jastrzębie Zdrój, ul. Warmińska 20/3
  • Nysa, ul. Kwiatowa 10

Dołącz do nas

Porady dla przedsiębiorców i nie tylko!
...o krok dalej niż same liczby


Zapisz się do newslettera. Bądź na bieżąco.