Rozpoczęcie działalności

Założenie działalności wiąże się z dokonaniem wpisu do Centralnej Ewidencji Działalności Gospodarczej (CEiDG) lub do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS), jeśli decydujemy się na inną formę działalności gospodarczej niż jednoosobowa działalność gospodarcza. Od 2015 roku wpis do CEiDG jest bezpłatny i na jego podstawie zgłaszamy jednocześnie:

• REGON – wpis do krajowego rejestru podmiotów gospodarki narodowej
• NIP – zgłoszenie identyfikacyjne do naczelnika urzędu skarbowego
• Wybór formy opodatkowania
• ZUS – zgłoszenie przedsiębiorcy jako płatnika składek 

Jeżeli przedsiębiorca podejmie decyzję o rejestracji do VAT, dodatkowo składa formularz VAT-R w urzędzie skarbowym. Wszystkie składane wnioski i formularze są darmowe.

W przypadku, gdy prowadzona działalność wymaga dodatkowych zezwoleń i zaświadczeń, np. akcyzy, przedsiębiorca musi już liczyć się z kosztami w wysokości 30- 60 zł w zależności od rodzaju zaświadczenia.

Dodatkowym kosztem będzie też wyrobienie pieczątki firmowej. Chociaż jej posiadanie nie jest obowiązkowe, w praktyce jest ona niezbędna w wielu sytuacjach w firmie.

Kolejnym krokiem przy zakładaniu firmy jest założenie firmowego konta bankowego. Nie jest to wymóg w jednoosobowej działalności gospodarczej, bowiem przedsiębiorca może posługiwać się swoim prywatnym kontem. Jednak w przypadku kontroli, urząd skarbowy ma wgląd we wszystkie transakcje, również prywatne przedsiębiorcy. Ponadto trudność może sprawiać właściwe rozdzielenie kosztów prowadzenia rachunku w części firmowej. Koszt założenia firmowego konta jest uzależniony od oferty banku.

Siedziba firmy

Każda firma musi mieć swoją siedzibę. Może nią być mieszkanie przedsiębiorcy lub inny lokal użytkowy. Koszty wynajęcia lokalu mogą stanowić dużą część ponoszonych wydatków, szczególnie że niektóre rodzaje działalności (jak np. sprzedaż towarów) wymagają odrębnej powierzchni magazynowej. Jeżeli przedmiotem naszej działalności są np. usługi, często na początek wystarcza mały lokal biurowy lub tylko biurko i komputer.

Koszty wynajęcia lokalu wahają się w zależności od miasta i lokalizacji. Musimy pamiętać, że atrakcyjnie położony lokal będzie znacznie droższy od podobnego na obrzeżach miasta lub w mniejszych miejscowościach.

Jeżeli przedsiębiorca nie widzi potrzeby wynajęcia odrębnego lokalu, może prowadzić działalność we własnym mieszkaniu. Fakt ten zgłasza wtedy w urzędzie gminy. W przypadku wyodrębnienia osobnej części mieszkania na potrzeby firmy, należy liczyć się z podwyższeniem podatku od nieruchomości, gdyż ta część mieszkania będzie traktowana jako lokal użytkowy, a nie mieszkalny. Jednocześnie do kosztów działalności prowadzonej w mieszkaniu możemy zaliczyć rachunki za prąd, internet i czynsz, proporcjonalnie w części dotyczącej działalności.

Księgowość

Prowadzenie działalności wiąże się z wieloma obowiązkami zarówno wobec ZUS-u, jak też urzędu skarbowego. Przedsiębiorca, w zależności od wybranej formy opodatkowania, jest zobowiązany do ewidencjonowania przychodów i rozchodów w firmie. Co miesiąc wpłaca również zaliczki na podatek dochodowy, a w przypadku VAT wypełnia ewidencję i wysyła pliki JPK_VAT. Ważne jest również terminowe wpłacanie składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne. Jeżeli zaś zatrudniamy pracowników, dodatkowo prowadzimy dział płacowo-kadrowy. Pamiętajmy również, że przepisy dotyczące przedsiębiorców zmieniają się bardzo często i powinniśmy znać ich aktualną wersję, aby nie narazić się na sankcje ze strony urzędów kontrolujących firmę.

Warto rozważyć więc, czy skupienie się na obowiązkach skarbowych nie odbędzie się ze stratą dla działalności i sprawy firmy oddać w ręce fachowego biura rachunkowego. Oferty prowadzenia księgowości dla firm są zróżnicowane, a koszt jest zależny od sposobu i ilości rozliczeń oraz wielkości firmy. Decydując się na obsługę księgową i kadrowo-płacową przez biuro rachunkowe, możemy spać spokojnie, bo specjaliści stale śledzą zmiany przepisów i dbają o ich właściwe wdrożenie w naszej firmie. Możemy też liczyć na ich pomoc w przypadku pojawiających się wyzwań w rozwoju firmy, a mających wpływ na rozliczenia finansowe.